Le logiciel

Prévenir automatiquement ceux qui sont concernés

Une déclaration ne remonte pas seulement à la hiérarchie. Les collègues susceptibles d'intervenir au même endroit sont prévenus du danger. Les destinataires sont calculés selon l'agence, le service et la spécialité : le déclarant n'a personne à chercher dans un annuaire.

Le responsable la reçoit, l'équipe concernée aussi.

Ce que vous voyez

Le courriel reçu sur téléphone : le numéro de fiche, le chantier, la description, la photo, le lien vers le dossier

Une documentation claire, disponible dans le logiciel : qui reçoit quel courriel, et pourquoi

La déclaration telle qu'elle arrive : ses actions possibles en clair, les étapes suivantes en grisé

À la déclaration

Les destinataires dépendent de qui déclare.

Le déclarant	Reçoivent
n'a pas de service	tout le personnel de son agence
a un service, pas de spécialité	le personnel de son agence et de son service
a un service et des spécialités	le personnel de son agence et de son service qui partage une de ses spécialités, ou n'en a aucune
est référent sécurité de l'agence	tout le personnel de son agence
est responsable QSE ou administrateur	toutes les personnes de toutes les agences

Dans tous les cas s'y ajoutent le référent sécurité de l'agence et le responsable QSE de la société, avec les administrateurs : le premier reçoit tout ce qui se déclare dans son agence, les seconds tout ce qui se déclare partout.

Ensuite, à chaque étape

Une correction proposée, des travaux rapportés : les managers et responsables de l'agence qui partagent une spécialité avec le proposant ; à défaut ceux du même service ; à défaut les responsables et le référent sécurité de l'agence.
Une proposition validée : celui qui l'a proposée.
Un contrôle d'efficacité demandé : le responsable QSE, le référent de l'agence, le responsable du service.
Un audit réalisé, une fiche d'accueil enregistrée : le responsable du même service et de la même agence, le référent sécurité, le responsable QSE.
Une bonne pratique proposée : le responsable QSE et le référent de l'agence ; une fois validée, son groupe de diffusion.

Règles communes

Seul le personnel actif reçoit.
Une adresse que le serveur rejette est désactivée puis ignorée.
Chaque destinataire ne reçoit qu'un exemplaire, même si plusieurs règles le visent.
En cas d'échec, l'envoi est retenté avec une liste recalculée.

Ce qui se passe ensuite

Chaque envoi laisse une ligne dans un journal conservé douze mois : la date, le sujet, les destinataires, le dossier concerné. Jamais le contenu. Chaque envoi laisse une ligne dans un journal conservé douze mois : la date, le sujet, les destinataires, le dossier concerné. Jamais le contenu.
Les fiches des collaborateurs — agence, service, spécialités — sont ce qui rend les courriels justes. Elles se tiennent à jour dans l'administration. Organiser ses agences et ses accès

Un fait vérifiable

En production, une déclaration de sécurité a prévenu jusqu'à trente-sept personnes, et une bonne pratique validée jusqu'à soixante et une, sans que personne n'ait saisi une adresse. Les règles de destinataires sont verrouillées par des tests automatiques : une modification qui les casserait ne passe pas.

Vingt minutes suffisent pour savoir si ça correspond à votre organisation.

Nous vous ouvrons un accès à la démonstration, avec des données fictives, et vous regardez par vous-même.

Demander un accès à la démonstration